Ошибка с первичкой может стоить бизнесу дороже, чем услуги бухгалтера. Если к оплаченным поставкам нет актов и накладных, договоры, счета и платёжные поручения подтверждают намерение и оплату, но не сам факт приёмки. В результате налоговая может исключить расходы, доначислить налог на прибыль, пени и штраф по статье 122 НК РФ. Чтобы этого не произошло, разберём три темы: что закон требует от первичных документов, как проходит аудиторская проверка первичных документов и почему договор не относится к первичным документам.
Что закон считает первичным документом
Понятие закреплено в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». С 1 января 2022 года действует ФСБУ 27/2021, утверждённый приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н. Он уточняет, как организовать документирование и документооборот.
Первичный учётный документ фиксирует свершившийся факт хозяйственной жизни: отгрузку товара, оказание услуги, выдачу денег из кассы, начисление зарплаты. Составить его нужно в момент операции, а если это невозможно — сразу после её завершения. Оформление задним числом через месяц после сделки не соответствует нормальному порядку документирования, хотя на практике такое встречается.
Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в пункте 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Без любого из них документ могут не принять при проверке:
- наименование документа, например акт приёма-передачи или УПД;
- дата составления;
- наименование организации или ИП, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального или денежного измерения с указанием единиц;
- должность лица, совершившего операцию и ответственного за её оформление;
- подпись с фамилией и инициалами либо иные идентифицирующие данные.
Если собственной формы нет, применяйте унифицированные бланки: ТОРГ-12 для товаров, акт КС-2 и справку КС-3 в строительстве, Т-49 для зарплаты. Можно разработать собственный бланк, но в него нужно включить все семь реквизитов. Иначе при выездной проверке налоговая может исключить расходы по статье 252 НК РФ.
Договор не является первичным документом бухгалтерского учёта
Отвечаю прямо: является ли договор первичным документом бухгалтерского учёта? Нет. Договор фиксирует намерение сторон, а не свершившийся факт. Его обычно подписывают до отгрузки, выполнения работ или оказания услуг. Первичный документ составляют после того, как товар передан, работа сдана или услуга оказана. Поэтому договор без акта, накладной, УПД или чека обычно не подтверждает расход.
Относится ли договор к первичным документам? Тоже нет, если подходить с позиции статьи 9 закона № 402-ФЗ. Договор регулирует права и обязанности сторон по статье 420 ГК РФ, но сам по себе не фиксирует изменение в активах, обязательствах или капитале компании. Именно факт хозяйственной жизни является предметом первичного документа.
Сравним эти два документа наглядно.
| Параметр | Договор | Первичный документ |
|---|---|---|
| Что фиксирует | Намерение, условия, цену, сроки | Факт передачи, приёмки, оплаты |
| Когда составляется | До операции | В момент операции или сразу после |
| Основание | Статьи 420–425 ГК РФ | Статья 9 закона № 402-ФЗ, ФСБУ 27/2021 |
| Подтверждает ли расход | Нет | Да |
| Пример | Договор поставки от 01.03.2026 | ТОРГ-12 или УПД от 14.03.2026 |
На практике есть нюанс. Если в тексте договора одновременно прописана передача имущества, стоит подпись принимающей стороны и присутствуют все обязательные реквизиты первичного документа, такой договор может выполнять смешанную функцию в части факта передачи. Но строить документооборот только на этом рискованно. Налоговый инспектор не обязан искать в двенадцати страницах договора одно предложение о приёмке. Надёжнее оформлять к каждому договору отдельный акт, накладную или УПД.
Документирование операций: что фиксировать и как хранить
Документирование хозяйственной жизни строится на четырёх инструментах: графике документооборота, распределении ответственности, электронном документообороте и соблюдении сроков хранения.
График документооборота утверждается приказом руководителя. В нём нужно прописать, кто создаёт документ, в какой срок передаёт его в бухгалтерию и кто отвечает за хранение. Например, кладовщик формирует накладную на отгрузку в день отгрузки и передаёт скан бухгалтеру до 12:00 следующего дня. Без такого графика первичка оседает в машинах менеджеров, на складах и в личных телефонах.
Электронный документооборот с контрагентами через оператора сокращает потери. Универсальный передаточный документ, или УПД, заменяет счёт-фактуру и накладную либо акт. Форма рекомендована письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Подпишите УПД квалифицированной электронной подписью, и при соблюдении требований к электронной подписи документ будет иметь ту же юридическую силу, что и подписанный бумажный документ.
Срок хранения разный. Для налоговых целей первичку нужно хранить не менее 4 лет по подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Для бухгалтерских целей статья 29 закона № 402-ФЗ обязывает хранить документы 5 лет после отчётного года. Держите первичные документы минимум 5 лет: в 2026 году может понадобиться накладная за 2021 год для уточнения данных по НДС или налогу на прибыль.
Пример расчёта: если организация на ОСНО не сохранила акты на услуги на 500 000 рублей, налоговая может исключить расходы, доначислить налог на прибыль 100 000 рублей, начислить пени по ставке 1/300 ключевой ставки за каждый день просрочки и штраф 20% по статье 122 НК РФ. Если невозможно принять НДС к вычету, сумма потерь при ставке 20% может вырасти ещё на 100 000 рублей. Один потерянный акт может обойтись бизнесу в 200 000 рублей.
Аудиторская проверка первичных документов: что смотрят и что грозит
Аудиторская проверка первичных документов проводится в двух случаях: обязательный аудит по закону № 307-ФЗ и инициативная проверка перед сделкой, кредитом или продажей бизнеса. Обязательный аудит требуется, если выручка за предыдущий год превысила 800 миллионов рублей или активы баланса превысили 400 миллионов рублей. Для малого бизнеса чаще встречается налоговая проверка, но алгоритм у неё похож.
Аудитор или инспектор запрашивает оборотно-сальдовую ведомость, карточки счетов 60, 62, 10, 20, 26, 90 и сопоставляет их с первичными документами. Проверяют полноту: на каждую запись в учёте должен быть документ. Проверяют оформление: все семь обязательных реквизитов, подписи, даты. Проверяют достоверность: реальный поставщик, экономический смысл операции, отсутствие взаимозависимости для необоснованной налоговой выгоды.
При налоговой проверке отсутствие первичных документов может рассматриваться по статье 120 НК РФ как грубое нарушение правил учёта доходов и расходов. Штраф составит 10 000 рублей за один налоговый период, 30 000 рублей, если нарушение длилось больше одного периода. Если из-за отсутствия документов занижен налог, штраф увеличивается до 20% от неуплаченной суммы, но не может быть меньше 40 000 рублей.
Дополнительно применяются другие санкции. За непредставление документов по требованию налогового органа предусмотрен штраф 200 рублей за каждый документ по пункту 1 статьи 126 НК РФ. Если запрошено 200 накладных, а в архиве нашлось только 150, штраф за непредставленные документы составит 10 000 рублей без учёта доначислений налога. Должностное лицо компании могут оштрафовать по статье 15.11 КоАП РФ на 5 000–10 000 рублей, а при повторном нарушении сумма вырастет до 10 000–20 000 рублей или последует дисквалификация на срок до двух лет.
При инициативной проверке перед продажей оптовой компании могут обнаружиться неподписанные акты с транспортной организацией на 740 000 рублей. Если до закрытия сделки контрагент выслал дубликаты актов, расходы можно подтвердить. Без такой проверки новый собственник получил бы скрытые налоговые риски.
Порядок проверки за месяц
Проверьте пять крупнейших поставщиков и пять крупнейших покупателей за последние два квартала. К каждому договору должен быть закрывающий акт, накладная или УПД. Сверьте даты и содержание документов: они должны отражать реальную последовательность операции, а сведения о товаре, работе или услуге — совпадать с условиями сделки.
Затем поднимите все авансы: если деньги перечислены в счёт будущих поставок, но товар ещё не получен, в расходах авансы не отражаются. Для налога на прибыль при методе начисления это следует из статьи 272 НК РФ, для УСН «доходы минус расходы» расход признаётся после фактического получения и оплаты. Первичный документ к авансу не подшивайте как расходный, иначе инспектор может увидеть искажение налоговой базы.
Настройте хранение. Пусть каждый акт, накладная, УПД, чек и платёжное поручение имеют электронную копию в облачной базе или системе электронного документооборота. Ответственный сотрудник раз в неделю, например по пятницам до 15:00, проверяет, что все бумажные документы отсканированы и внесены в учётную систему. Дубликат запрашивайте у контрагента в день обнаружения потери, а не за неделю до налоговой проверки.