Владельцы малого бизнеса перед ревизией архива обычно спрашивают одно и то же: можно ли выбросить папки за прошлые годы. Ошибка стоит денег. Если инспектор не найдёт первичку, штраф по статье 120 НК РФ начинается от 10 000 рублей, а при занижении налога достигает 40 000 рублей. Дальше три базовых правила: первичные документы храните 5 лет после отчётного года, при движении ТМЦ оформляйте их в день операции, счёт-фактуру первичкой не считайте.
Сколько должны храниться первичные документы
Короткий ответ для директора: 5 лет после окончания отчётного года. Это минимум по части 1 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Налоговый кодекс устанавливает отдельный срок 4 года для налоговых документов, но для организаций бухгалтерский закон поднимает планку до 5 лет. Держите первичку 5 лет, и вы закроете оба требования.
Отсчёт пяти лет начинается не с даты накладной, а с 1 января следующего года. Накладная от 12 марта 2024 года относится к отчётному 2024 году, поэтому её можно уничтожить не раньше 1 января 2030 года. Практичнее держать документ до 31 декабря 2029 года включительно, чтобы в декабре не оказалось, что в архиве не хватает целой папки.
Таблица сроков по разным документам
| Тип документа | Минимальный срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичные документы бухгалтерского учёта | 5 лет после отчётного года | ч. 1 ст. 29 402-ФЗ |
| Документы для налогового учёта | 4 года | пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ |
| Счета-фактуры, книги покупок и продаж | 4 года | Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
| Документы, подтверждающие убыток | весь срок переноса убытка плюс 4 года после последнего использования | ст. 283 НК РФ и практика проверок |
Отдельно проверьте убыточные годы. Если компания получила убыток в 2023 году и уменьшает на него прибыль 2026 года, первичные документы по расходам этого убытка храните весь период переноса. Плюс добавьте 4 года после того года, в котором убыток использовали последний раз. Например, последний перенос убытка был в 2026 году, значит документы 2023 года не уничтожайте до конца 2030 года.
Электронные документы с квалифицированной электронной подписью можно хранить в электронном виде. Распечатывать их ради бумажного архива не обязательно. Главное, чтобы файл был читаемым и защищённым от изменений.
За отсутствие первички инспекция наказывает как за грубое нарушение правил учёта. По статье 120 НК РФ штраф составит 10 000 рублей за один налоговый период и 30 000 рублей за несколько периодов. Если из-за пропавших накладных занижена налоговая база, штраф вырастет до 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Директору или главному бухгалтеру дополнительно грозит административный штраф от 5 000 до 10 000 рублей по статье 15.11 КоАП РФ.
Первичные документы составляют в момент движения ТМЦ
Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ требует: первичный учётный документ составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, непосредственно после его окончания. Для движения товарно-материальных ценностей это правило означает только одно: накладная должна датироваться днём фактической отгрузки или передачи.
Нельзя оформлять документ задним числом по итогам недели. Если кладовщик отпускал материалы со склада в понедельник, среду и пятницу, а накладную выписал в субботу одной датой, это уже расхождение между учётом и реальным движением. При инвентаризации такие расхождения обычно превращаются в недостачу или излишки.
Для движения ТМЦ чаще всего используют такие первичные документы:
- товарная накладная ТОРГ-12 или УПД при продаже и отгрузке покупателю;
- требование-накладная М-11 при передаче со склада в производство или между подразделениями;
- акт приёма-передачи при внутреннем перемещении между складами;
- транспортная накладная при доставке силами перевозчика.
Если компания использует свою форму накладной вместо унифицированной, проверьте, чтобы в ней были обязательные реквизиты из статьи 9 402-ФЗ: название документа, дата, организация, содержание операции, натуральный и денежный измерители, должности и подписи. Без даты и подписи документ не считается первичкой.
Относится ли счёт-фактура к первичным документам
Нет, счёт-фактура не относится к первичным документам. Это отдельный налоговый документ по НДС. Его назначение закреплено в статье 169 НК РФ: предъявить покупателю сумму налога и дать право на вычет. Факт передачи товара или выполнения работы счёт-фактура не подтверждает.
Первичный документ фиксирует хозяйственную операцию: товар передан, услуга оказана, деньги выданы. Счёт-фактура фиксирует только сумму НДС. Поэтому обычная товарная накладная или акт всё равно нужны. Если у вас есть только счёт-фактура, подтвердить расходы по налогу на прибыль не получится.
Если поставщик вместо пары «накладная плюс счёт-фактура» выставляет универсальный передаточный документ со статусом 1, этот документ заменяет оба. Статус 1 означает, что УПД содержит и реквизиты счёта-фактуры для вычета НДС, и реквизиты первичного документа для подтверждения расходов. Статус 2 оставляет УПД только первичкой, вычет по НДС по нему не заявляйте.
Что сделать в учёте за один день
Порядок для малого и среднего бизнеса можно уложить в четыре действия:
- Внесите в реестр документы 2021 года с пометкой «уничтожить после 31 декабря 2026 года».
- Настройте в календаре напоминание на 15 января каждого года для проверки документов с истёкшим сроком хранения.
- При движении ТМЦ оформляйте накладную или акт в день передачи, подписи ставьте сразу, без отложенных дат.
- Разделите архив на две папки: первичные документы (накладные, акты, кассовые ордера) и налоговые документы (счета-фактуры, книги покупок и продаж).