Ошибка в первичке обходится дорого. При проверке расходы могут не признать, если в акте нет даты, подписи или расшифровки. Штраф за грубое нарушение правил учёта по статье 120 НК РФ составляет от 10 000 рублей, а при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Для ИП на патенте, строительной компании и бюджетного учреждения набор бумаг различается, но принцип один: каждая операция должна иметь подтверждение с суммой, датой и подписью. Вот как организовать первичный учёт на трёх участках.
Общие требования к первичке
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ разрешает компании самой разработать форму документа, но обязывает отразить семь реквизитов. На практике проще взять готовый шаблон, чем пропустить обязательное поле и потерять вычет НДС.
| Обязательный реквизит | Что проверяет инспектор |
|---|---|
| Наименование документа | Например, «Акт приёма-передачи услуг» или «Счёт-фактура» |
| Дата составления | Должна соответствовать дате операции; при ошибке период отражения операции может потребовать корректировки |
| Наименование организации или ИП | Полное или сокращённое название, ИНН желательно указать |
| Содержание факта хозяйственной жизни | Чёткая формулировка: «Доставка бетона М300 по договору № 12» |
| Натуральный и денежный измерители | Количество и цена, для услуг допустимо только денежное выражение |
| Должности ответственных лиц | Например, «Генеральный директор» и «Главный бухгалтер» |
| Подписи с расшифровкой | Фамилия и инициалы; отсутствие подписи может поставить подтверждение операции под сомнение |
Исправление в бумажной первичке делается тонкой чертой, с правильной записью, датой, подписью и надписью «Исправленному верить». В кассовых и банковских документах исправления не допускаются, составляется новый документ.
Первичные документы для книги учёта на патенте
ИП на патентной системе не сдаёт декларацию, но обязан вести книгу учёта доходов по форме из приказа Минфина России от 22.10.2012 № 135н. На каждое поступление денег нужен первичный документ. Если книга заполнена без подтверждающих бумаг, налоговая вправе оштрафовать по статье 120 НК РФ на 10 000 рублей за один налоговый период.
Основные первичные документы для книги учёта на патенте:
- кассовый чек онлайн-кассы;
- бланк строгой отчётности;
- платёжное поручение;
- акт об оказании услуг;
- товарная накладная;
- универсальный передаточный документ.
Запись вносится на дату поступления оплаты, а не подписания акта. Например, парикмахерская на патенте 10 марта получила на расчётный счёт 45 000 рублей за стрижки. Основание — платёжное поручение № 112 и банковская выписка. В книге указывают 10 марта, номер платёжки, сумму 45 000 рублей. Если выручка наличными, за день можно сделать одну запись на общую сумму по отчёту о закрытии смены кассового аппарата или бланкам строгой отчётности.
Если доход по всем патентам с начала года превысил 60 млн рублей, право на патент теряется, и налог пересчитывают с начала года по общей или упрощённой системе. Книга с первичкой подтверждает фактическую выручку. Хранить первичку по патенту нужно пять лет.
Первичные документы СМР: акты КС-2, КС-3 и накладные
Строительство и ремонт подтверждаются сметой, актами и накладными. Для заказчика первичные документы СМР фиксируют стоимость и объём принятых работ, для подрядчика — выручку и списание материалов. Основные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 и применяются до сих пор, хотя с 2013 года их можно заменить собственными.
Пакет первички по строительно-монтажным работам выглядит так:
- акт о приёмке выполненных работ по форме КС-2;
- справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3;
- общий журнал работ по форме КС-6;
- накладные на материалы формы М-15 или ТОРГ-12;
- табели учёта рабочего времени;
- путевые листы на строительную технику.
В акте КС-2 обязательно указывают номер договора, отчётный период, наименование работ, единицы измерения, объёмы и стоимость без НДС. Справка КС-3 собирает итог по всем актам за месяц и служит основанием для оплаты. Если подрядчик подписал акт 30 июня, а счёт-фактуру выставил 2 июля, вычет НДС переносится на третий квартал.
Подрядчик на УСН списал материалы на 800 000 рублей без накладной. Инспектор при проверке снял эти расходы, доначислил налог 48 000 рублей и оштрафовал по статье 122 НК РФ на 9 600 рублей. Одна отсутствующая накладная дала почти 60 000 рублей потерь.
Первичные бухгалтерские документы в бюджетном учреждении
Бюджетные учреждения применяют формы первичных учётных документов, предусмотренные приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Они обязательны для казённых, бюджетных и автономных учреждений. Каждая форма имеет код по ОКУД, и в документе нужно заполнять все графы, включая аналитику по источникам финансирования.
Основные первичные бухгалтерские документы в бюджетном учреждении:
- акт о приёме-передаче объектов нефинансовых активов ф. 0504101;
- накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов ф. 0504102;
- акт о списании материальных запасов ф. 0504230;
- ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210;
- табель учёта использования рабочего времени ф. 0504421;
- акт о результатах инвентаризации ф. 0504835.
Пример: при покупке компьютера за 80 000 рублей бухгалтерия бюджетного учреждения формирует акт ф. 0504101 и присваивает объекту инвентарный номер. Без этого документа нельзя поставить объект на учёт и начислить амортизацию.
| Операция в бюджетном учреждении | Форма по приказу 52н | Что фиксирует |
|---|---|---|
| Приём основных средств | ф. 0504101 | Поступление, стоимость, инвентарный номер |
| Выдача канцтоваров со склада | ф. 0504210 | Количество, получатель, цель использования |
| Списание продуктов питания | ф. 0504230 | Причина списания, состав комиссии |
| Начисление зарплаты | Табель ф. 0504421 | Отработанные дни и часы |
Ошибки в бюджетной первичке исправляются так же, как в коммерческих документах: тонкая черта, правильная запись, дата, подпись и надпись «Исправленному верить». В банковских и кассовых документах исправления запрещены.
Владельцу бизнеса не нужно помнить все коды форм, но перед закрытием квартала проверьте четыре точки:
- По каждой сумме в книге учёта или отчётности есть документ с датой, подписью и содержанием операции.
- Счета-фактуры получены и зарегистрированы в установленном порядке, чтобы вычет НДС можно было заявить в нужном налоговом периоде.
- Документы по патенту, СМР и бюджетному учёту хранятся не менее пяти лет, если более длительный срок не установлен специальными правилами.
- Акты с подрядчиками подписаны до конца отчётного периода, чтобы расходы попали в нужный квартал.
| Нарушение | Норма | Штраф |
|---|---|---|
| Грубое нарушение правил учёта | ст. 120 НК РФ | 10 000 рублей; при нарушении более одного налогового периода — 30 000 рублей; при занижении налоговой базы — 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей |
| Неиспользование онлайн-кассы на патенте | ст. 14.5 КоАП РФ | от 10 000 рублей для ИП |
| Несоблюдение порядка хранения документов | ст. 15.11 КоАП РФ | от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц |
Настройте папки в облаке или на сервере по участкам: «Патент», «СМР», «Бюджет». Внутри каждого раздела храните документы по месяцам и контрагентам. Тогда при проверке или запросе инспектора вы потратите не неделю на поиск накладной, а 5 минут на выгрузку нужного файла.