Первые три месяца после регистрации бизнеса оборачиваются штрафами у многих ИП, которые откладывают учёт на потом. Статья 119 НК РФ наказывает за несданную декларацию по УСН минимум на 1000 рублей, даже если налог нулевой. Этот самоучитель по основам учёта с нуля даёт базу доступным языком: налоговые режимы, первичка, взносы, сроки. Прочитайте до конца и начните с одного простого действия сегодня.
Первичка: чем подтверждается каждая операция
Федеральный закон 402-ФЗ обязывает оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным документом. Без него расход не попадёт в налоговую базу, а налоговая доначислит налог и пеню. Минимальные реквизиты первичного документа прописаны в статье 9 закона 402-ФЗ: наименование, дата, стороны, содержание операции, денежный или натуральный измеритель, подписи ответственных лиц.
Кассовый чек на 35 000 рублей без наименования товара не подтверждает покупку материалов при проверке УСН доходы минус расходы. Нужен товарный чек с расшифровкой или накладная. Храните первичку 5 лет по статье 29 закона 402-ФЗ, иначе при выездной проверке инспектор снимет расходы за прошлые периоды.
| Документ | Что подтверждает | Минимальный срок хранения |
|---|---|---|
| Акт выполненных работ | Услуги, принятые без передачи товара | 5 лет |
| Товарная накладная ТОРГ-12 | Перемещение товара от поставщика | 5 лет |
| Платёжное поручение | Безналичная оплата с расчётного счёта | 5 лет |
| Кассовый чек с товарным чеком | Наличная закупка, если есть расшифровка | 5 лет |
Электронные документы с электронной подписью имеют ту же силу, что бумажные. Файл подписанной накладной в системе электронного документооборота принимается налоговой без распечатки, если в нём есть все обязательные реквизиты.
Налоговый режим: выбрать до того, как пришли первые деньги
Заявление на УСН при регистрации подают в течение 30 дней с даты постановки на учёт. Пропустили этот срок, сможете перейти на упрощёнку только с 1 января следующего года. Патент оформляют не позднее чем за 10 рабочих дней до начала деятельности. НПД включается через специальное приложение для самозанятых за один день, но задним числом не работает.
| Режим | Ставка | Лимит | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| УСН доходы | 6% с выручки, регионы могут снижать до 1% | Доход до 200 млн руб. в год | Услуги с долей расходов ниже 60% |
| УСН доходы минус расходы | 15% с разницы, регионы до 5% | Тот же лимит | Торговля и производство с подтверждёнными расходами |
| Патент | 6% от потенциального дохода, стоимость зависит от региона и вида деятельности | Доход до 60 млн руб., не более 15 сотрудников | Розница, общепит, салоны с небольшой площадью |
| НПД | 4% с доходов от физлиц, 6% от юрлиц | Доход до 2,4 млн руб. в год | Самозанятые без сотрудников и без перепродажи товаров |
ИП на УСН доходы заработал 100 000 рублей за первый квартал. Авансовый платёж по ставке 6% равен 6000 рублей, срок уплаты 25 апреля. Если в том же квартале предприниматель заплатил страховые взносы, налог можно уменьшить на сумму этих взносов, часто до нуля.
Обязательные платежи: страховые взносы и НДФЛ
Взносы ИП за себя
Каждый ИП платит страховые взносы за себя, даже если не получил ни рубля дохода. В 2026 году фиксированный платёж за полный год равен 57 390 рублей, плюс 1% с дохода свыше 300 000 рублей. На 2026 год фиксированная часть составляет 57 390 рублей. Срок уплаты фиксированной части 31 декабря текущего года, дополнительного 1% — 1 июля следующего года.
ИП на УСН доходы заработал 800 000 рублей за 2026 год. Налог по ставке 6% равен 48 000 рублей. Уплатив фиксированные взносы 57 390 рублей до 31 декабря, он уменьшит налог до нуля, а переплату по взносам зачтут на будущие периоды. Для ИП без сотрудников это законный способ не платить налог с малого оборота.
НДФЛ с зарплаты сотрудников
Работодатель удерживает НДФЛ с зарплаты и перечисляет его как налоговый агент по статье 226 НК РФ. Срок зависит от даты выплаты дохода.
| Выплата дохода | Крайний срок уплаты НДФЛ |
|---|---|
| с 1 по 22 число месяца | 28 число этого же месяца |
| с 23 по последнее число месяца | 5 число следующего месяца |
Зарплата за первую половину марта выплачена 18 марта, НДФЛ перечислите не позднее 28 марта. Опоздание на один день даёт пени по ключевой ставке и штраф по статье 123 НК РФ в размере 20% от неудержанной суммы. Настройте платёжное поручение заранее, чтобы не ловить последний день.
Учёт без бухгалтера: ежемесячный минимум для ИП
Книга учёта доходов и расходов КУДиР обязательна для ИП на УСН и патенте. Записывайте каждую операцию датой поступления денег или оплаты расходов, а не датой счёта. Магазин получил предоплату 15 января за товар, который отгрузит в феврале. Доход признаётся 15 января, поэтому аванс попадает в налоговую базу первого квартала. Неучтённые 20 000 рублей аванса при ставке 6% дадут недоимку 1200 рублей плюс пени.
Онлайн-касса обязательна почти для всех расчётов с физлицами. Штраф за неприменение кассы по части 2 статьи 14.5 КоАП составляет от 10 000 рублей для ИП и от 30 000 рублей для организаций. Торговая точка на патенте работала два месяца без кассы, покупатель расплатился картой, налоговый орган получил данные эквайринга и начислил штраф 10 000 рублей, хотя сам налог был копеечный.
Раздельный учёт денег бизнеса и личных средств спасает от кассового разрыва. Владелец снимает наличку с расчётного счёта «на себя», а через месяц не понимает, почему не хватает на зарплату сотрудникам. Заведите отдельную карту для личных трат и переводите на неё фиксированную сумму раз в неделю, например 30 000 рублей. Так вы увидите реальную прибыль компании, а не остаток на счёте, который смешивает выручку с вашими покупками.
Пошаговый план на первый месяц: от нуля до сданной отчётности
- В день регистрации откройте отдельный расчётный счёт и выпустите карту только для бизнеса. Смешивание личных и торговых денег ломает учёт и может привести к штрафу по статье 120 НК РФ за грубое нарушение правил учёта от 10 000 рублей за один налоговый период.
- В течение 30 дней после регистрации подайте заявление на УСН, если хотите применять упрощёнку с первого дня.
- Заведите КУДиР в электронном виде до первой операции. Впишите первые расходы на госпошлину и открытие счёта, чтобы уменьшить налоговую базу.
- До первой продажи оформите онлайн-кассу, если работаете с физлицами. Постановка на учёт в налоговом органе занимает один рабочий день через личный кабинет.
- До 28 числа месяца, следующего за первым месяцем работы с сотрудниками, перечислите НДФЛ и подайте уведомление об исчисленных суммах.
- До 25 числа месяца после окончания квартала заплатите авансовый платёж по УСН, если выбран этот режим. Годовые декларации: для ИП срок 25 апреля, для ООО 25 марта.
- Раз в месяц, например 5 числа, тратьте 40 минут на разноску платежей по КУДиР и сверку с банковской выпиской. Это убирает аврал перед отчётностью.
Азы бухгалтерии для начинающих бесплатно с нуля не требуют диплома. Требуются три привычки: держать отдельные деньги бизнеса, вносить каждую операцию в день её оплаты и ставить напоминание на даты 25 и 28 числа. Начните с малого: получите банковскую выписку за прошлый месяц и разнесите её по статьям доходов и расходов. На это уйдёт один вечер. Если в выписке больше 20 операций, передайте учёт на внешнее ведение за 5000–15 000 рублей в месяц. Иначе цена ошибки перекроет экономию на бухгалтере.