Вы открыли кафе на вынос или зарегистрировались на торговой площадке, а бухгалтерия кажется непонятной. Знакомо? Просрочка декларации по УСН оборачивается штрафом 1000 рублей даже при нулевом налоге, а ошибка в учёте комиссий торговой площадки за год выливается в доначисление 87 000 рублей при обороте 1,5 млн. Этот материал объясняет бухгалтерию общепита для чайника с нуля и ведение бухгалтерии на маркетплейсах с нуля, без жаргона и лишней теории. Базовый учёт реально вести за 2–3 часа в неделю. Разберём по шагам, с цифрами и сроками.
Шаг 1. Налоговый режим выбирают до первой продажи
От режима зависят ставки, отчётность и суммы к уплате. Для общепита и маркетплейсов в 2024 году подходят четыре варианта: УСН «Доходы», УСН «Доходы минус расходы», патент и налог на профессиональный доход. Сравним в таблице.
| Режим | Ставка | Лимит дохода в год | Кому подходит |
|---|---|---|---|
| УСН «Доходы» | 6% с выручки | до 199,35 млн руб. для обычной ставки | Большинству ИП и ООО, мало расходов |
| УСН «Доходы минус расходы» | 15% с прибыли (в регионах до 5%) | до 199,35 млн руб. | Бизнесу с подтверждёнными расходами от 60% выручки |
| Патент | 6% от потенциального дохода (фикс.) | до 60 млн руб. | Общепиту с залом до 150 кв. м, без торговли через маркетплейсы |
| НПД | 4% с продаж физлицам, 6% с юрлицам | до 2,4 млн руб. | Самозанятым без наёмных работников |
Для общепита патент работает при площади зала обслуживания не более 150 квадратных метров. Кофейня на 30 квадратных метров с оборотом 1,2 млн рублей в год заплатит около 72 000 рублей патентного налога, а на УСН «Доходы» отдала бы те же 6% с фактической выручки. Патент выгоден при стабильном потоке клиентов, когда реальный доход превышает потенциальный, установленный регионом.
Торговля через интернет обычно не подпадает под патент. Для такой деятельности выбирайте УСН. Если продаёте товары собственного производства и планируете оборот до 2,4 млн рублей, самозанятость даёт ставку 4% при продажах физическим лицам и 6% при расчётах с юрлицами. Наёмных сотрудников на НПД нанимать нельзя. Повара или упаковщика можно привлекать по гражданско-правовому договору только при отсутствии признаков трудовых отношений.
Шаг 2. Бухгалтерия общепита для чайника с нуля
Общепит — это учёт продуктов, касса, алкоголь и зарплата. Начнём с самого дорогого.
Калькуляционная карта и контроль себестоимости
Без калькуляции вы не знаете, сколько реально зарабатываете с каждой тарелки. Пример: борщ продаёте за 280 рублей. В карте фиксируете закладку продуктов: свёкла 80 г (12 руб.), капуста 100 г (9 руб.), мясо 50 г (60 руб.), прочие ингредиенты 30 руб. Себестоимость — 111 рублей. Маржа — 169 рублей, или 60%. Если повар кладёт мяса на 20 граммов больше, себестоимость вырастает на 24 рубля, и с 100 порций в день вы теряете 2 400 рублей валовой маржи. Раз в неделю проводите инвентаризацию остатков на кухне и сверяйте их с калькуляционными картами. Расхождение в 5 килограммов курицы по цене 220 рублей за килограмм — это 1 100 рублей неучтённых потерь или воровства.
Онлайн-касса и чеки
Касса обязательна для всех точек общепита, включая доставку. Штраф за работу без кассы для ИП — от 10 000 рублей, для ООО — от 30 000 рублей. Чек должен содержать наименование блюда, цену и ставку НДС. Пример: «Кофе капучино 200 мл» по цене 180 рублей. Настройте кассу на передачу данных в налоговый орган через оператора фискальных данных, иначе сведения о чеках могут не поступить в налоговый орган. Зарегистрировать кассу нужно до начала расчётов; срок зависит от порядка подачи заявления и действий налогового органа. Нарушение порядка регистрации может повлечь штраф от 1 500 до 3 000 рублей для должностного лица.
Алкоголь и государственная система учёта
Если продаёте пиво, вино или крепкий алкоголь, нужно соблюдать требования государственной системы учёта алкоголя. Для отдельных видов продукции предусмотрена квартальная отчётность, которую подают до 20-го числа месяца после окончания квартала. Штраф за нарушение порядка учёта алкоголя для юрлиц может достигать 200 000 рублей. Пиво закупают по электронным накладным, а продажи отражают через кассу. Крепкий алкоголь требует работы с маркировкой и сканирования каждой бутылки.
Зарплата и взносы
Наёмный повар с окладом 40 000 рублей обходится вам примерно в 52 040 рублей в месяц: НДФЛ 5 200 рублей удерживаете из зарплаты, страховые взносы 12 040 рублей платите сверху. Платите зарплату два раза в месяц, а НДФЛ перечисляйте в установленные налоговым законодательством сроки. Опоздание влечёт пеню, а за неудержание или неперечисление налога возможен штраф 20% от его суммы. С 2023 года налог и взносы можно перечислять единым налоговым платежом, а уведомление об исчисленных суммах подавать в установленный срок.
Шаг 3. Ведение бухгалтерии на маркетплейсах с нуля
Схема проще, чем в общепите, но есть сложности с отчётами и комиссиями.
Отчёты площадок: где брать цифры
Торговые площадки выгружают отчёты о реализации, комиссиях и взаиморасчётах в личном кабинете. Скачивайте их еженедельно, а не раз в квартал. Пример: продали товаров на 300 000 рублей за неделю. Комиссия 15% — 45 000 руб., логистика — 18 000 руб., хранение — 3 500 руб., штрафы за задержку отгрузки — 2 000 руб. К выплате — 231 500 руб. Эти цифры нужно заносить в учётную систему или хотя бы в электронную таблицу.
Налоговая база и расходы
При УСН «Доходы» налог считают с дохода от продаж до вычета комиссии торговой площадки. Комиссия, логистика, хранение и реклама не уменьшают налоговую базу, но могут учитываться при расчёте налога за счёт страховых взносов и в управленческом учёте. Пример: продали товаров на 100 000 руб., комиссия составила 15 000 руб. Доход для налога — 100 000 руб., налог 6% — 6 000 руб. При УСН «Доходы минус расходы» документы на логистику и другие затраты нужно сохранять: расходы без подтверждения не учитываются.
Возвраты и повреждённый товар
Возврат уменьшает вашу выручку: если покупатель вернул товар за 3 000 рублей, а комиссия 450 рублей уже удержана, торговая площадка вернёт вам 2 550 руб. Отражайте возврат в учёте отдельной строкой, чтобы не завысить доход. Повреждённый товар списывайте актом: в нём укажите наименование, количество, причину и стоимость. Без акта налоговый орган может посчитать недостачу вашим доходом, и вы заплатите лишние 6%.
Шаг 4. Раздельный учёт при совмещении общепита и маркетплейсов
Если вы готовите блюда в кафе и продаёте их через службу доставки торговой площадки, выручка идёт из двух источников. Для УСН это один объект налогообложения, но для управления прибылью нужен раздельный учёт по направлениям. Заведите в учётной системе два аналитических счёта: «Общепит, розница» и «Маркетплейсы». Расходы, которые нельзя отнести прямо, распределяйте пропорционально выручке. Пример: аренда помещения — 60 000 рублей в месяц. Выручка розницы — 800 000 руб., маркетплейсов — 200 000 руб. Доля маркетплейсов — 20%, значит, на это направление относите 12 000 руб. аренды. Остальные 48 000 руб. учтите в общепите. Такой подход покажет реальную рентабельность каждого канала, и вы не будете держать убыточный маркетплейс только потому, что общая прибыль в плюсе.
Для запуска учёта сделайте пять действий в первый месяц.
- Зарегистрируйте ИП или ООО и подайте уведомление о переходе на УСН в течение 30 дней после постановки на учёт, иначе попадёте на общую систему с НДС 20%, если нет оснований для освобождения.
- Купите и зарегистрируйте онлайн-кассу для общепита до первой продажи.
- Составьте калькуляционные карты на каждое блюдо и заведите журнал инвентаризаций.
- Подключите интеграцию торговой площадки с учётной системой или настройте выгрузку отчётов в электронную таблицу.
- Настройте напоминания о сроках: авансовые платежи по УСН — до 28-го числа месяца после квартала, декларация ИП — до 25 апреля, отчётность по отдельным видам алкоголя — до 20-го числа месяца после квартала.
За просрочку авансового платежа по УСН начисляют пени за каждый день просрочки, а за неподачу декларации предусмотрен штраф не менее 1 000 рублей. Лучше потратить два часа в неделю на сверку отчётов, чем платить 30 000 руб. за кассовую ошибку или штраф за опоздание с декларацией.